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ClaudeH
Contributeur débutant
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 Posté - 26 mai 2014 : 19:16:48
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Bonjour à tous
Ma question concerne la loi allur sur les disopositions DEMATÉRIALISATION des documents de copro priété
Le SYNDIC d'obédience Fxxxxm n'a pas répondu à ma question, le volume des documents papier en AG est d'une telle enpleur que celà devient ingérable ,
la gestion collaborative le syndic n'en veut pas,de gros pbs d'organisation chez les syndics , "" dormez tranquiles propriétaires, le syndic s'iccupe de tout""". dans dix ans statut quo. - la photocopie est rentable à 20cts ttc la page !
Est-ce que UNIVERSSiMMO ENVISAGE LA MISE À DISPOSITION D'UN LOGICIEL DE GESTION avec ESPACE DE stockage sous intranet ?
Si le syndic se manifeste sur le sujet, je vois mal un transfert des documents entre syndic concurent. il faut un gestionnaire indépendant sinon c'est la porte à des procès sans fin à mon point de vue l'application de la loi comment faires si un des acteurs ne veut pas ?
Après consultations internet l'ARC met a disposition un intranet de gestion de documents, je ne vois pas comment imposer à un syndic les maj sur un site comme l'ARC. c'est la crise cardique assurée , enfin une solution !
J'ai intérrogé Fxxxxm sur les possibilités intranet, pas de réponses pour le moment,
VOTRE AVIS - Qu'en pessez-vous..
claudeH l
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andre78fr
Pilier de forums
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 Posté - 26 mai 2014 : 19:53:34
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La plupart des éditeurs de logiciels pour syndic proposent des solutions extranet (soyons rigoureux sur les mots, l'intranet est un mini web sur un réseau local, ce dont il est question ici c'est en général un espace sur le web sécurisé...) depuis plusieurs années déjà .
De nos jours, il est très simple de disposer d'un espace de stockage de type cloud (dropbox ou équivalent) pour simplement échanger ou partager des documents mais un système intégré (à la comptabilité) offre bien évidemment des services plus importants ; consultation de son relevé en ligne (voir règlement), consultation des comptes... Ensuite on peut ajouter toutes sortes de choses ; forum de discussion, informations sur la vie de la copropriété, etc...
La loi ALUR prévoit de toute façon des obligations de mise à disposition des documents à compter du 1er janvier 2015, il faudra voir les modalités et le détail des documents... Je ne sais pas du tout dans quelle mesure Universimmo envisage de s'orienter dans ce types de services mais je ne suis pas sûr de la pertinence ou de la nécessité technique d'un "gestionnaire indépendant" dans cette problématique !
PS : je vous envoie quand même par mp un exemple d'extranet "intégré"...
Edité : après tout je pense pouvoir donner un lien qui s'inscrit dans la discussion sans que ce soit "promotionnel" et hors charte... Un exemple d'extranet à moindre coût : 10000.valcompta.com
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Édité par - andre78fr le 26 mai 2014 20:01:11 |
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alain collet
Contributeur senior
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 2
Posté - 26 mai 2014 : 20:40:18
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Sunbird
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Posté - 26 mai 2014 : 20:44:46
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Toute la question est de savoir ce qui sera mis à disposition sur l'extranet.
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andre78fr
Pilier de forums
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4
Posté - 26 mai 2014 : 20:54:21
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La question est également de distinguer ce qui est mis à disposition de différents types de publics ; les locataires concernés par le quotidien et la vie de la copropriété, les copropriétaires avec leur compte (appels, règlements, consultation des comptes avant AG...) et les membres du conseil syndical avec un accès plus étendu (contrats, grand livre...).
Mettre en ligne des documents comme le règlement de copropriété ou le carnet d'entretien me semble une évidence...
Néanmoins, la dématérialisation ne doit surtout pas être la fin du papier, si on peut réduire certains volumes il me semble essentiel de conserver des traces écrites et inaliénables de certains documents... |
Édité par - andre78fr le 26 mai 2014 20:55:25 |
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Posté - 26 mai 2014 : 21:01:33
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je ne suis pas sur que la dématérialisation mise dans la loi alur concernera les documents de la convocation si on parle extranet...
par contre les notifications électroniques, qui n'ont rien à voir avec l'extranet, là effectivement peuvent diminuer considérablement le coût des agents à 2 conditions :
* que le maxi de copros accepte ce type de notifications et s'astreignent à s’inscrire sur un dispositif
* que le syndic accepte de faire ce type de notifications qui aujourd'hui ne semble pas facilement réalisables quand il y a beaucoup de copropriétaires et de copropriétés à gérer.... |
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9720fm
Contributeur actif
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Posté - 26 mai 2014 : 21:16:35
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Des extranets doivent déjà exister. Un syndic d'un grand groupe a un extranet depuis plus d'1 an : le site a une adresse du type myNOMduSYNDIC.fr.
Il y a 2 types d'accès :
- copropriétaires : accès à leur compte, aux Convocations AG, etc ...,
- conseillers syndicaux : accès sur plusieurs exercices (en cours et clôturés) aux dépenses courantes avec par dépense accès au pdf de la pièce comptable, accès aux interventions en cours ou terminés des entreprises.
C'est évidemment très commode pour un CS. Il peut retrouver les factures suivant d'autres critères (clé, montant) que celui qu'il a choisi pour les stocker dans son ordi.
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Posté - 27 mai 2014 : 08:30:40
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Oui 9720fm en effet et j'ai deux lots différents gérés par deux agences de ce groupe. Donc deux intranets différents avec deux mots de passe imbuvables différents.
Je crains pour ma part une COMPLICATION plutot qu'une SIMPLIFICATION quand on parle d'intranet et de dématérialisation des informations.
Je reprends souvent l’exemple d'EDF qui me donne le tournis:
1/ On (EDF) me propose de supprimer le papier pour faire du bien a l'univers (et accessoirement baisser les couts, pas les miens)
2/ On m'envoie un logon et un mot de passe par contrat
3/ Je dis que ayant 10 contrats je souhaite un seul mot de passe avec un seul logon mais dix contrat dans le même espace client
4/ On me réponds que dans un futur (ou je serais sans doute mort) ce sera possible mais que actuellement pour des raisons liés à l'outil on ne peut pas et que je suis contraint de conserver 7 logons et 7 mots de passe
5/ les logons ne sont pas modifiables. Je dois donc les écrire sur le papier, le bon vieux papier inventé il y a longtemps
6/ On m'averti dorénavant pas mail de l'arrivée d'une info sur mon espace client (lequel des 7 donc?) pour mon contrat (lequel ?)
On ne me dit pas quel logement est affecté par cette information
7/ En ce qui concerne EDF Pro les utilisations des espaces clients semblent de plus liés a des éléments qui font que quand je suis en déplacement mon mot de passe ne fonctionne plus; Il faut alors le réactiver. On re-modifie la liste sur le papier. On s'énerve beaucoup
8/ Certains farceurs de plus obligent le client a modifier son mot de passe tous les six mois.
En gros si vous aller chercher vos infos de copropriétés tous les six mois, c'est une consultation intranet = un mot de passe'
Voila ce qui fait que bien qu'ingénieur, bien qu'inventeur et bien que tenant des moyens modernes, je ne crie pas du tout au génie en entendant parler de la généralisation de l'intranet en terme de syndicats de copropriétés car je sais que tout dépend non de l'idée de départ mais de la façon dont on la met en oeuvre.
EN REVANCHE
Un service très simple et qui pourrait être gratuit et qui ne souffre guère d'implication de sécurité, qui consisterait simplement à adresser au copropriétaire par mail le rappel d'avis d'échéance avec son montant n'existe pas;
C'est dommage car c'est simple et utilissime.
Comme quoi quand on confie le progrès aux ingénieurs, on n'obtient pas toujours le meilleur.
ENFIN pour répondre au post initial
Il n'y a aucun rapport entre l'envoi dématérialisé et la complexité des documents dont les syndics ne sont d'ailleurs pas responsables.
Je dirais même qu'a la limite, il y a l'effet inverse de ce qui est écrit:
Il est quasiment impossible de lire toutes les annexes facilement sur un écran si on n'est pas spécialiste sauf a disposer a domicile de deux écrans dont un grand format.
Si le copropriétaire qui reçoit de manière dématérialisée veut lire et commenter les détails il va donc devoir imprimer. A ce niveau la dématérialisation ne fait donc rien gagner..
En revanche, oui, comme le mentionne Rambouillet, si on pouvait recevoir les convocations et PV d'AG par mail certifié, alors on gagnerait beaucoup de temps et beaucoup d'argent, et la facture du copro devrait même baisser. |
Édité par - ribouldingue le 27 mai 2014 08:38:12 |
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Posté - 27 mai 2014 : 08:36:31
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citation: EN REVANCHE
Un service très simple et qui pourrait être gratuit et qui ne souffre guère d'implication de sécurité, qui consisterait simplement à adresser au copropriétaire par mail le rappel d'avis d'échéance avec son montant n,'existe pas; C'est dommage car c'est simple et utilissime.
certains logiciels arrivent à faire cela. L'un de mes syndics le fait tous les trimestres ; et je suppose qu'il ne fait pas un mail à chacun des copros (44) dans lequel il met une pièce jointe personnelle. Il doit faire cela en automatique...
D'ailleurs si vous en parlez avec André78fr il vous confirmera .... 
mais là on s'est éloigné des photocopies des AG !!!  |
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Louis92
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Posté - 27 mai 2014 : 08:55:59
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ribouldingue écrit citation: Si le copropriétaire qui reçoit de manière dématérialisée veut lire et commenter les détails il va donc devoir imprimer. Ce n'est pas vrai, les commentaires peuvent être saisis avec Adobe Reader X et ceux sont lisibles par de vieux Adobe Reader. Je pratique comme cela avec les syndics sur les états de comptabilité (grand-livre etc ..), projets de convocation et autres. Le receveur des commentaires peut ainsi les copier et coller pour les prendre en compte sans avoir à les saisir, sans risque d'erreur de recopie et sans imprimer pour quiconque.
Cdlt. Louis92. |
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Posté - 27 mai 2014 : 09:16:48
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Vous arrivez a jongler avec les différents tableaux et annexes et vos notes éventuelles sans rien imprimer, et vous pensez que tout copropriétaire est capable de le faire? Si c'est vrai chapeau... |
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andre78fr
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Posté - 27 mai 2014 : 09:55:22
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On est là au cœur du sujet je crois ; à mon avis il faudra toujours éditer et envoyer les documents de synthèse comme les annexes au format papier même si effectivement le travail collaboratif moderne permet d'annoter un PDF ou de travailler sur un même document (Google Docs par exemple).
En revanche, la consultation des comptes qui consiste à choisir un compte de charges pour faire apparaître en dessous la liste des opérations et des factures me semble plus adaptée à l'écran. Il y a également la possibilité d'associer à une ligne comptable sa pièce justificative numérisée et là aussi de la visualiser en ligne (ce qu'on appelle la GED : Gestion Electronique des Documents et qu'on peut développer sur les problématiques d'archives...).
C'est vrai aussi qu'en matière d'ergonomie et de bon sens, les informaticiens ne sont pas toujours au niveau... Après, EDF c'est une petite entreprise familiale un peu comme la SNCF et ils ne sont pas à l'abris de certaines bévues sur la conception ou les mesures...
Il faut également se méfier des "fausses économies", ça n'a aucun sens d'envoyer 50 pages de convocation à un brave copropriétaire qui va l'imprimer avec son imprimante jet d'encre au lieu de faire ça avec des outils de reprographie professionnels et à mon avis toute cette gestion devra reposer sur le choix du support par son destinataire. Autrement dit respecter tous ceux qui veulent rester sur le papier (et qui parfois n'ont même pas d'ordinateur !).
Sinon je confirme que certains logiciels, pas forcément très chers, permettent d'envoyer gratuitement chaque trimestre (ou quand on veut) un mail avec l'appel de fonds ou une relance individualisée... Connaissant les syndics pro, tous ces services seront sans doute facturés en plus et je doute que ce soit une source véritable d'économies pour les copropriétaires. |
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Louis92
Contributeur vétéran
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Posté - 27 mai 2014 : 10:32:06
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ribouldingue demande citation: Vous arrivez a jongler avec les différents tableaux et annexes et vos notes éventuelles sans rien imprimer, et vous pensez que tout copropriétaire est capable de le faire? Si c'est vrai chapeau... Non pas à 100 %, j'ai exagéré.
En qualité de CS, je n'imprime pas plus de 20 feuilles d'états de comptabilité en 1 an et c'est pour en discuter de vive voix en réu de CS avec ou sans le syndic.
En qualité de copropriétaire qui vient à une AG, l'impression des annexes de synthèse est nécessaire comme le dit andre78fr plus les devis qui concernent le bâtiment du copropriétaire plus les pages de RGD qui le concerne (pour les copropriétés de plus 100 lots et plusieurs bâtiments avec clé spécifique), plus toute page qui pose question.
Cdlt. Louis92. |
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Sunbird
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Posté - 27 mai 2014 : 10:50:49
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citation: Initialement posté par andre78fr
Sinon je confirme que certains logiciels, pas forcément très chers, permettent d'envoyer gratuitement chaque trimestre (ou quand on veut) un mail avec l'appel de fonds ou une relance individualisée... Connaissant les syndics pro, tous ces services seront sans doute facturés en plus et je doute que ce soit une source véritable d'économies pour les copropriétaires.
Pour l'instant les gros syndics jouent plus le jeu de la dématérialisation que les petits syndics. Pour monter des dossiers de vente, lorsque je demande les documents par email pas de cout pour les gros syndics, j'ai des petits syndics qui me disent par email ou par courrier pour un pv d'ag c'est pareil et je le facture 20 euros!!!.
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Posté - 27 mai 2014 : 11:00:58
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citation: Après, EDF c'est une petite entreprise familiale un peu comme la SNCF et ils ne sont pas à l'abris de certaines bévues sur la conception ou les mesures... Oui, on va dire petite bévue puisque c'est une petite entreprise avec de petits clients
citation: Connaissant les syndics pro, tous ces services seront sans doute facturés en plus et je doute que ce soit une source véritable d'économies pour les copropriétaires. C'est la ou je ne suis pas d'accord.
j'en profite d'abord pour vous remercier de l'excellent exemple que vous m'avez envoyé en mp.
Gérer ca a mon avis ne coute rien par apport à la préparation et l'impression, le postage des courriers;
normalement, chaque copro connait son paiement trimestriel puisque découle d'une résolution d'AG a laquelle il a participé ou bien dont il a recu par RAR le PV
je ne pense pas qu'il y ait une obligation légale d'envoyer un courrier concernant les appels trimestriels, en revanche, l'envoi d'un mail de rappel peu couteux devrait être gratuit en remplacement du courrier et génèrerait des économies. Il n'y a même pas besoin de changer la loi.
C'est malheureusement en tentant de faire payer ce genre de service gratuit que les syndics tendent les perches pour se faire battre.
citation: Non pas à 100 %, j'ai exagéré. Ouf j'ai cru être le seul restant a abattre sauvagement les forêts amazoniennes
A mon avis si on veut faire des économies de papier on peut, il faut que la loi oblige a ne plus envoyer des tonnes de documents inutilisables. Mais je commencerais par les actes de ventes chez les notaires ou l'on dépasse allégrement les 100 pages en 2014 quand il en fallait 10 en 1960.
citation: la consultation des comptes qui consiste à choisir un compte de charges pour faire apparaître en dessous la liste des opérations et des factures me semble plus adaptée à l'écran. Oh que oui! Et je suis bien d'accord qu'il y a une multitude d'avantages a l'affichage sur écran, y compris en AG au syndic qui veut le faire, tout le monde est concentré sur le même tableau plutot que de perdre un temsp infini a discuter de quelle ligne de quel tableau on parle (moi j'ai pas le même, non je ne trouve pas, ..) |
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andre78fr
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Posté - 27 mai 2014 : 11:30:02
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Ah si le prix des choses avait un rapport avec leur coût le monde serait bien différent... Bien souvent les éditeurs proposent des outils qui font gagner plus d'argent à leurs clients plutôt que des outils qui simplifient et font faire des économies à tout le monde (ou plutôt aux clients de leurs clients...) !
Encore une fois le syndic est souvent dépendant des capacités de son outil informatique mais également de sa politique, je pense qu'un petit et un gros syndic peuvent utiliser une même solution technique et que l'un va facturer le service que l'autre va offrir alors que ça prend autant de temps...
Je ne pensais pas forcément à un syndic qui facture les envois par mail mais plutôt tous les services de type "accès extranet", "numérisation et stockage des archives", "hébergement des documents", etc...
C'est effectivement le vote du budget par l'AG associé à la périodicité (trimestrielle par défaut mais RDC ou décision d'AG peuvent la modifier) qui déterminent les échéances et les exigibilités des appels de provisions. Le problème c'est que dans l'esprit de beaucoup on attend encore l'appel de "charges"... Mais cet appel ou avis à payer est également une bonne occasion de communiquer, rappeler l'historique du compte et son solde, les appels exceptionnels comme les travaux ou les opérations consécutives à l'approbation des comptes. Rappelons aussi l'article 10 du décret qui impose de faire apparaître sur chaque appel de fonds les modalités d'inscription d'un point à l'ordre du jour ; "A l'occasion de chaque appel de fonds qu'il adresse aux copropriétaires, le syndic rappelle les dispositions de l'alinéa précédent."...
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